Všetky dokumenty firmy na jednom mieste
Zmluvy, faktúry, ponuky aj fotky máte uložené pri zákazníkovi, projekte alebo objednávke, nie v desiatich priečinkoch. AI z PDF a bločkov vytiahne údaje sama a každý dokument nájdete za pár sekúnd.
Funkcie správy dokumentov
Digitálny archív dokumentov, ktorý vie, ku komu a čomu súbor patrí
Pri zákazníkoch a projektoch
Každý súbor priradíte ku kontaktu, projektu, objednávke alebo úlohe.
Priečinky a štítky
Vlastná štruktúra priečinkov a štítky na rýchle triedenie dokumentov.
AI vyťaženie údajov
Z faktúry, bločku alebo zmluvy vytiahne AI sumy, dátumy a dodávateľa. Číta PDF, obrázky, Excel aj Word.
Rýchle vyhľadávanie
Globálne vyhľadávanie nájde dokument podľa názvu, zákazníka alebo projektu.
Prístupové práva
Určíte, kto vidí a kto upravuje ktoré dokumenty. Citlivé zmluvy uvidí len vedenie.
2FA a audit log
Dvojfaktorové prihlásenie a záznam o tom, kto s dokumentom pracoval.
Nahrávanie z mobilu
Odfoťte bloček alebo protokol v teréne a hneď ho uložte k správnemu projektu.
Doklady do nákladov a skladu
Faktúry od dodávateľov sa premietnu do nákladov a tovar z nich naskladníte bez prepisovania.
Zdieľanie s tímom
Dokument pošlete kolegovi alebo ho pripojíte k správe či úlohe v Proone.
Súbory všade vs správa dokumentov v PROON
Koľko času týždenne strávite hľadaním jednej zmluvy?
Bez systému
- Súbory sú v e-mailoch, na diskoch aj v mobiloch kolegov
- Hľadanie jednej zmluvy trvá aj pol hodiny
- Faktúry a bločky prepisujete do systému ručne
- Nikto nevie, kto má k čomu prístup
- Duplikáty a staré verzie toho istého súboru
S PROON
- Každý dokument je pri zákazníkovi alebo projekte
- Nájdete ho za pár sekúnd
- AI vyťaží údaje z faktúr a bločkov
- Prístupové práva a audit log
- Jedno miesto pre celý tím
Pre koho je správa dokumentov
Pre firmy, ktoré majú viac papierov, ako by chceli
- Stavebné a remeselné firmy — Zmluvy, fotky zo stavby a preberacie protokoly pri každej zákazke.
- Kancelárie a poradenstvo — Klientske spisy a zmluvy s prístupom len pre určených ľudí.
- Obchod a e-shopy — Faktúry dodávateľov, dodacie listy a reklamačné protokoly.
- Ubytovanie a správa nehnuteľností — Nájomné zmluvy, preberacie protokoly a revízie.
Dokumenty čítané AI
AI asistent spracuje PDF, obrázky, Excel aj Word. Nájde dokument, zhrnie ho a údaje z neho uloží tam, kam patria.
Hľadanie
"Nájdi zmluvu s firmou ABC"
Faktúra
"Vyťaž údaje z tejto faktúry a ulož ju ako náklad"
Zhrnutie
"Zhrň túto zmluvu v piatich bodoch"
Priradenie
"Prilož fotky z obhliadky k projektu Rekonštrukcia"
Prepojené s ďalšími modulmi
Dokumenty žijú tam, kde s nimi pracujete
Časté otázky
Čo nás najčastejšie pýtate k správe dokumentov
Aký je rozdiel medzi správou dokumentov v Proone a Google Diskom?
Google Disk je úložisko súborov. V Proone je dokument prepojený so zákazníkom, projektom alebo objednávkou, AI z neho vie vyťažiť údaje a prístupy riadite rovnako ako v CRM.
Aké typy súborov môžem ukladať?
Ukladať môžete bežné typy súborov. AI asistent vie čítať a spracovať PDF, obrázky, Excel aj Word.
Ako AI spracuje faktúru alebo bloček?
Nahráte súbor a AI rozpozná dodávateľa, sumu, DPH a dátum. Pripraví záznam nákladu a vy ho len skontrolujete.
Sú dokumenty v Proone v bezpečí?
Áno. Prihlásenie chráni dvojfaktorové overenie, k dokumentom nastavujete prístupové práva a audit log zaznamenáva, kto s nimi pracoval.
Dá sa správa dokumentov prepojiť s účtovníctvom?
Áno. Proon je napojený na SuperFaktúru, iDoklad, KROS a Pohodu, takže doklady nemusíte prepisovať ručne.
Prestaňte hľadať dokumenty
Správa dokumentov je súčasťou Proon CRM. Na konzultácii vám ukážeme, ako preniesť existujúce súbory.